Datenschutzerklärung für Vinbox

Kurz gesagt

• Vinbox ist eine E-Mail-App. Deine Mails, Passwörter und Einstellungen liegen nur auf deinem Gerät. Wir, die Anbieter der App, betreiben keinen Server, über den deine Mails laufen, und wir sehen sie nie.
• Die App verbindet sich direkt mit den Mailservern deiner Postfächer.
• Der KI-Assistent ist freiwillig. Nur wenn du ihn einschaltest und eine KI-Funktion nutzt, gehen Mailinhalte an Google Gemini, und zwar mit deinem eigenen API-Key.
• Es gibt keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Werbe-Netzwerke und kein Nutzerkonto bei uns.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Dennis Vorberg – vorbx.de
Esserstr. 31
58119 Hagen
Deutschland
E-Mail: info@vorbx.de

2. Grundsatz: Deine Daten bleiben auf deinem Gerät

Vinbox speichert alles, was für die App nötig ist, ausschließlich lokal auf deinem Smartphone:

• Kopfdaten und Inhalte deiner E-Mails (Absender, Empfänger, Betreff, Text, Anhänge beim Öffnen), damit die Liste schnell lädt und die Suche ohne Netz funktioniert,
• die Einstellungen deiner Postfächer (Adresse, Servernamen, Absendername, Signatur, Farbe),
• Passwörter, Anmelde-Token und den Gemini-API-Key – verschlüsselt mit einem Schlüssel im Android-Keystore, der das Gerät nicht verlässt,
• Entwürfe, geplante Mails, Erinnerungen („Später“), Kategorien und Sortierregeln, blockierte und vertrauenswürdige Absender,
• das „Gedächtnis“ des KI-Assistenten (frühere Antworten als Vorlage), falls du es nutzt.

Die App ist von der Android-Cloud-Sicherung und der Geräte-zu-Gerät-Übertragung ausgeschlossen. Diese Daten werden also auch nicht in dein Google-Backup kopiert. Wenn du die App deinstallierst oder ihre Daten in den Android-Einstellungen löschst, sind alle lokal gespeicherten Daten entfernt. Die Mails auf den Servern deiner Mail-Anbieter bleiben davon unberührt.

Wir erhalten keine dieser Daten. Es gibt bei uns kein Nutzerkonto und keine Registrierung.

3. Verbindung zu deinen Mail-Anbietern

Damit du Mails empfangen und senden kannst, verbindet sich die App direkt (verschlüsselt per TLS) mit den IMAP- und SMTP-Servern der Postfächer, die du einrichtest, zum Beispiel Gmail, GMX, WEB.DE, IONOS oder einem eigenen Server. Dabei werden deine Zugangsdaten und Mails zwischen deinem Gerät und deinem Anbieter übertragen – so wie bei jedem anderen Mailprogramm.

Für diese Verarbeitung ist dein jeweiliger Mail-Anbieter verantwortlich; es gilt dessen Datenschutzerklärung. Die Abfrage läuft, wenn du die App öffnest oder aktualisierst, im Hintergrund etwa alle 15 Minuten (falls Benachrichtigungen aktiv sind) und bei eingeschaltetem „Push“ über eine dauerhaft offene Verbindung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von dir gewünschten App-Funktion).

Anmeldung mit Google

Wenn du ein Gmail-Postfach über „Mit Google anmelden“ einrichtest, nutzt die App die Kontoauswahl der Google-Play-Dienste. Google erteilt der App danach ein Zugriffstoken für dein Gmail-Postfach (Berechtigung „mail.google.com“). Die App verwendet dieses Token ausschließlich, um sich bei den Gmail-Servern anzumelden und dort Mails abzurufen, zu senden und zu verwalten. Das Token bleibt verschlüsselt auf deinem Gerät und wird an niemanden sonst weitergegeben. Die Zustimmung kannst du jederzeit in deinem Google-Konto unter „Sicherheit → Drittanbieter-Apps mit Kontozugriff“ widerrufen.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die die App von Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“). Daten aus Gmail werden nicht für Werbung verwendet und nicht verkauft. An Dritte gehen sie nur, wenn du selbst den KI-Assistenten einschaltest und eine KI-Funktion nutzt (siehe Abschnitt 4).

Automatisches Finden der Servereinstellungen

Wenn du ein Postfach hinzufügst und die App die Servernamen nicht schon kennt, sucht sie diese automatisch. Dazu ruft sie nacheinander ab:

• die Konfigurationsdatei deines Mail-Anbieters unter autoconfig.<deine Domain> – dabei wird deine E-Mail-Adresse mitgeschickt, wie es dieses Verfahren vorsieht,
• die öffentliche Anbieter-Datenbank von Mozilla Thunderbird (autoconfig.thunderbird.net) – dabei wird nur der Domainname übermittelt, z. B. „beispiel.de“,
• den Mailserver-Eintrag (MX) deiner Domain über den DNS-Dienst von Google (dns.google) – ebenfalls nur mit dem Domainnamen.

Die angefragten Dienste erhalten dabei technisch bedingt deine IP-Adresse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. KI-Assistent (Google Gemini) – nur wenn du ihn einschaltest

Der KI-Assistent ist ausgeschaltet, bis du dich ausdrücklich dafür entscheidest und einen eigenen API-Key für die Gemini API von Google eingibst. Ohne KI arbeitet Vinbox als reine Mail-App, und es werden keine Mailinhalte an Dritte geschickt.

Wenn der Assistent eingeschaltet ist, schickt die App nur dann Daten direkt von deinem Gerät an die Gemini API (Google Ireland Limited / Google LLC), wenn du eine KI-Funktion verwendest:

• Antwort schreiben, weiterleiten, neu schreiben: die Mail bzw. der Gesprächsverlauf, deine Stichpunkte, Absendername, Anrede und Ton, ggf. ähnliche frühere Antworten aus dem Gedächtnis
• Text überarbeiten: dein Entwurf
• Zusammenfassen, Übersetzen, Termine herausziehen: Text der geöffneten Mail bzw. des Verlaufs
• „Echtheit mit KI prüfen“: Absender, Betreff, Links, Hinweise der App und Mailtext
• KI-Sortierung (eigener Schalter, standardmäßig aus): Absender, Betreff und die ersten Zeilen neuer Mails, die die App nicht sicher selbst einsortieren konnte
• Gedächtnis: Texte deiner gemerkten Antworten, um passende Vorlagen zu finden

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt unter deinem eigenen API-Key. Vertragspartner von Google bist damit du; es gelten die Nutzungsbedingungen der Gemini API und die Datenschutzerklärung von Google. Wir erhalten diese Daten nicht.

Wichtig: Bei kostenlosen API-Keys darf Google die übermittelten Inhalte laut seinen Bedingungen zur Verbesserung seiner Dienste verwenden, und Menschen können sie dabei lesen. Bei kostenpflichtigen Keys ist das nicht der Fall. Google kann die Daten auch außerhalb der EU verarbeiten, insbesondere in den USA; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Bitte nutze die KI-Funktionen daher nicht für Mails mit besonders vertraulichen Inhalten, wenn du einen kostenlosen Key verwendest.

Rechtsgrundlage: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du durch das Einschalten des Assistenten erteilst. Du kannst sie jederzeit widerrufen, indem du den Assistenten unter Einstellungen → KI-Assistent ausschaltest oder den Key löschst.

KI-Texte können fehlerhaft sein. Über „Melden“ kannst du einen KI-Text an uns melden: Dafür öffnet sich dein Mailprogramm mit einer vorbereiteten Nachricht an info@vorbx.de, die den betroffenen Text enthält. Gesendet wird sie erst, wenn du selbst auf Senden tippst.

5. Weitere Verbindungen der App

Hinweiskarten (nur kostenlose Version)

Die kostenlose Version zeigt gelegentlich eine Hinweiskarte zu eigenen Projekten von vorbx.de. Die Liste dieser Hinweise lädt die App höchstens einmal am Tag als Datei von unserem Webserver (vorbx.de). Dabei werden keine Daten über dich oder deine Mails übertragen; der Webserver erhält technisch bedingt nur deine IP-Adresse, die Uhrzeit und den abgerufenen Dateinamen. Der Webserver läuft bei der netcup GmbH in Deutschland, mit der ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht; diese Protokolle werden nach kurzer Zeit gelöscht. Es gibt keine Werbe-Netzwerke, keine Werbe-ID und kein Tracking; ob und welche Karte du antippst, erfahren wir nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auslieferung der Hinweise).

Vinbox Pro (Kauf über Google Play)

Wenn du „Vinbox Pro“ kaufst, wickelt Google Play den Kauf vollständig ab. Wir erhalten keine Zahlungsdaten. Die App fragt bei Google Play nur ab, ob ein gültiges Abo besteht. Es gilt die Datenschutzerklärung von Google. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Newsletter abbestellen

Wenn du bei einem Newsletter „Abbestellen“ wählst, nutzt die App den Abmeldeweg, den der Absender in der Mail angibt: eine direkte Abmeldung an dessen Server, eine Abmelde-Mail aus deinem Postfach oder dessen Webseite im Browser. Dabei erfährt nur dieser Absender von deiner Abmeldung.

Bilder und Links in Mails

Bilder, die aus dem Internet nachgeladen werden, sind standardmäßig blockiert, weil Absender damit sehen könnten, wann und wo du eine Mail öffnest („Tracking-Pixel“). Du kannst sie pro Mail oder generell in den Einstellungen erlauben. Links öffnet die App erst, wenn du sie antippst; bei verdächtigen Mails fragt sie vorher nach.

Betrugs- und Spam-Prüfung

Die Warnung vor verdächtigen Mails (Absenderprüfung, irreführende Links, gefährliche Anhänge) berechnet die App vollständig auf deinem Gerät. Dafür werden keine Daten verschickt.

6. Berechtigungen der App

• Internet und Netzwerkstatus – für die Verbindung zu deinen Mailservern und, falls eingeschaltet, zur KI.
• Benachrichtigungen – um dich über neue Mails und Erinnerungen zu informieren. Du kannst sie jederzeit abschalten.
• Vordergrunddienst – nur bei eingeschaltetem „Push“, um die Verbindung zum Mailserver offen zu halten. Android zeigt dann dauerhaft einen Hinweis an.
• Start nach dem Einschalten – um Push, Erinnerungen und geplante Mails nach einem Neustart fortzusetzen.
• Fingerabdruck / Displaysperre – nur, wenn du die App-Sperre einschaltest. Die Prüfung übernimmt Android; die App erhält keine biometrischen Daten.

Auf Kontakte, Standort, Kamera, Mikrofon oder deine Dateien greift die App nicht zu. Anhänge speichert sie nur dort, wo du es beim Speichern selbst auswählst.

7. Keine Analyse, kein Tracking, keine Weitergabe

Vinbox enthält keine Analyse-, Absturzmelde- oder Tracking-Bibliotheken und keine Werbe-Netzwerke. Wir verkaufen keine Daten und geben keine Daten an Dritte weiter. Die einzigen Stellen, die Daten aus der App erhalten, sind die oben genannten: deine Mail-Anbieter, auf deinen Wunsch Google (Anmeldung, Gemini, Google Play) sowie für die Server-Suche Mozilla und Googles DNS-Dienst.

8. Kontakt mit uns

Wenn du uns per E-Mail schreibst, zum Beispiel mit einer Frage oder einer Meldung zu einem KI-Text, verarbeiten wir deine Nachricht und deine Adresse nur, um dein Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Wir löschen sie, sobald das erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

9. Kinder

Die App richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern.

10. Deine Rechte

Soweit wir überhaupt Daten von dir verarbeiten (etwa wenn du uns schreibst), hast du das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Schreib uns dazu einfach an info@vorbx.de.

Alle Daten in der App kannst du selbst löschen: einzelne Postfächer in den Einstellungen, alles zusammen durch Deinstallieren der App. Gemerkte KI-Antworten kannst du unter Einstellungen → Gedächtnis ansehen, bearbeiten und exportieren.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat, in dem du wohnst oder arbeitest.

11. Änderungen

Wenn sich die App oder die Rechtslage ändert, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.